Mit Teams wurde ich einfach nicht warm
An Microsoft 365 hatte ich eigentlich wenig auszusetzen. Ich habe vier Jahre mit Business Basic gearbeitet. Die Funktionen waren da, und für die Zusammenarbeit mit anderen ist es praktisch, wenn alle dieselben Programme kennen.
Mit Teams wurde ich trotzdem nicht warm. Dazu kam diese grosse Microsoft-Welt mit Azure, verschiedenen Verwaltungsoberflächen und Einstellungen. Ich fand sie komplex und habe mich darin eher eingeschränkt als zu Hause gefühlt.
Das war mein Ausgangspunkt. Ich wollte wissen, ob es auch anders geht. Mail, Kalender, Dateien und Videokonferenzen brauchte ich weiterhin. Aber vielleicht mit weniger Microsoft rundherum.
Also habe ich angefangen auszuprobieren. Hier geht es um meine Erfahrungen:
Proton: gute Produkte, aber zwei Mail-Apps waren mir eine zu viel
Meine erste Station war Proton. Ich habe einen Bezahlplan abgeschlossen und rund acht Monate lang Mail, Kalender und Drive genutzt.
Proton hat mir auf Anhieb gefallen. Die Oberflächen sind gut gemacht, die Produkte durchdacht. Auch heute schaue ich gerne, was sie Neues herausbringen. Da passiert viel Sinnvolles.
Im Alltag bin ich aber recht schnell an Grenzen gekommen. Als Freelancer habe ich mehrere Postfächer bei verschiedenen Anbietern. Ich möchte sie in einer Mail-App sehen und nicht jedes Mal überlegen, wo ich jetzt nachschauen muss. Mit Proton hatte ich auf dem Handy dann zwei Mail-Apps.
Beim Kalender war es ähnlich. Ich nutze aCalendar von Tapir Apps. Die Übersicht gefällt mir sehr, und ich bin daran gewöhnt. Den Proton-Kalender konnte ich dort nicht einbinden. Also noch eine gewohnte Arbeitsweise aufgeben.
Proton bietet zwar Mail Bridge an. Damit lässt sich das Postfach in Programme wie Thunderbird oder Outlook einbinden. Aber nur auf dem Computer: ein zusätzliches Programm installieren, laufen lassen und aktuell halten. Auf dem Handy hilft mir diese lokale Brücke nicht. Und für den Kalender gibt es weiterhin keine direkte Zwei-Wege-Anbindung über CalDAV.
Ich verstehe, warum Proton bei solchen Verbindungen vorsichtig ist. Die Verschlüsselung steht im Zentrum der Produkte. Für meine Arbeitsweise war die Kombination trotzdem zu umständlich.
Ich finde Proton weiterhin eine sehr valable Option. Wer Mail und Kalender gerne in den Proton-Apps nutzt und viel Wert auf Verschlüsselung legt, kann damit gut aufgehoben sein. Ich wollte meine anderen Postfächer und meine Kalender-App aber nicht dafür aufgeben.
Meine Erfahrung bezieht sich auf den damaligen Stand. Inzwischen gibt es auch Dokumenten- und Tabellenbearbeitung sowie Videokonferenzen mit Proton Meet. Diese neueren Funktionen habe ich nicht selbst getestet.
Bei kSuite konnte ich meine gewohnten Apps behalten
Danach habe ich etwa ein Jahr lang kSuite von Infomaniak genutzt, damals im kleinen Plan.
Das passte zunächst viel besser. Den Kalender konnte ich dort einbinden, wo ich ihn haben wollte. Die Mailpostfächer liessen sich in meinen gewohnten Programmen verwenden, zusammen mit den anderen Konten. Auch die Videokonferenzen funktionierten gut.
Es war wieder einfacher, meinen Alltag zu organisieren. Genau das hatte mir bei Proton gefehlt.
Mit der Zeit störten mich aber andere Dinge. Infomaniak hat eine Plattform für Funktionswünsche, auf der die Community abstimmen kann. Ich hätte gerne externe IMAP-Postfächer direkt in der Infomaniak-Mailoberfläche eingebunden. Der Wunsch hatte nach meiner damaligen Beobachtung sehr viel Unterstützung. Nach etwa zwei Jahren kam die Rückmeldung, dass er nicht umgesetzt wird.
Natürlich muss ein Unternehmen nicht jeden Wunsch erfüllen. Ich kenne auch die ganze Produktstrategie nicht. Aber ich fand es enttäuschend, wie wenig sich bei solchen Anliegen bewegte. Bei den Neuerungen fehlten mir ebenfalls die Schritte, auf die ich für meine Arbeit gehofft hatte.
Den Ausschlag gab schliesslich der Support.
Ich melde Probleme gerne per Mail. Dann kann ich Fehlermeldungen und Screenshots gleich mitschicken. Bei meinen Anfragen wartete ich teilweise eine bis anderthalb Wochen auf eine Antwort. Auch Anrufen half mir wenig: Ich schilderte das Anliegen, danach ging es per Mail weiter. Und ich wartete wieder.
Wenn meine Firmeninfrastruktur daran hängt, ist mir das zu lange. Das war meine Erfahrung mit dem damaligen Support, kein gemessener Durchschnitt über alle Kund:innen.
Infomaniak bietet auch kostenpflichtigen Support mit kürzeren Antwortzeiten an. Plus-Support beginnt aktuell bei CHF 50 pro Monat, mit einer garantierten ersten Antwort innerhalb von vier Stunden während der dafür geltenden Supportzeiten. Das ist noch keine Garantie, dass das Problem dann gelöst ist. Die Mindestlaufzeit beträgt sechs Monate.
Trotzdem würde ich kSuite nicht abschreiben. Für ein kleines Team, das eine fertige Lösung möchte und keinen eigenen Server betreiben will, finde ich es weiterhin interessant. Den Support würde ich bei der Entscheidung einfach mit auf den Tisch legen.
Nextcloud AIO: Da habe ich mich lange nicht herangetraut
Bei Nextcloud AIO war meine erste Frage: Will ich das wirklich selbst betreiben?
Ich wusste nicht genau, welche Verantwortung ich mir damit auflade. Server, Updates, Backups, Fehler suchen. Das war schon eine andere Hausnummer als ein Konto bei einem Anbieter anzulegen.
Im Herbst 2024 habe ich mich dann herangewagt. Ausprobiert, nachgelesen, eingerichtet, wieder geändert. KI hat mir dabei sehr geholfen. Aus dem Respekt vor dem Selbsthosting wurde nach und nach mehr Zutrauen.
AIO steht für «All-in-One». Das offizielle Installationspaket bringt die Bausteine für eine Arbeitsumgebung zusammen. Dazu lassen sich unter anderem Nextcloud Office, Talk für Videokonferenzen und die Backup-Funktion aktivieren. Ich musste mir das also nicht alles einzeln zusammensuchen.
Heute laufen bei mir darüber Dateien, Kalender, Kontakte, Videokonferenzen und Terminbuchung. Dokumente bearbeite ich mit Nextcloud Office. Dazu kommen Apps aus der Community, mit denen ich die Umgebung erweitern kann.
Mir gefällt vor allem, dass ich etwas verändern kann. Wenn mir eine Funktion oder eine Darstellung nicht passt, bin ich nicht nur auf einen Funktionswunsch beim Anbieter angewiesen. Inzwischen lasse ich mir sogar eigene Anpassungen schreiben.
Das ist mein persönlicher Weg, keine Empfehlung, bei jedem kleinen Ärger gleich am System herumzubauen. Solche Änderungen müssen bei Updates berücksichtigt und erneut geprüft werden. Auch zusätzliche Apps wollen mit Bedacht gewählt sein.
In zwei Jahren hatte ich einen Ausfall, den ich mit KI-Unterstützung und Serverzugriff schnell beheben konnte. Daraus würde ich keine allgemeine Zuverlässigkeitsgarantie ableiten. Bei mir funktioniert es bisher gut. Wenn etwas klemmt, muss ich mich aber selbst darum kümmern.
Auch bei AIO warte ich manchmal auf Neuerungen. Das Paket bringt für mich allerdings schon viel von dem mit, was ich brauche. Und die Möglichkeit, es zu erweitern und andere Programme anzubinden, macht einen grossen Unterschied.
Meine Mails bleiben bei Infomaniak
Das ist wichtig, wenn du Nextcloud AIO verwenden möchtest: es bringt keinen Mailserver mit.
Meine Mails laufen weiterhin bei Infomaniak. Mit dem reinen Mail-Service bekomme ich fünf Adressen, weitere lassen sich ergänzen. Der aktuelle Einstiegspreis liegt bei CHF 2.29 pro Monat exkl. MwSt. Das finde ich fair und günstig.
Die Postfächer verbinde ich mit meiner Mail-App. Über die zusätzliche Mail-App lassen sie sich auch direkt in Nextcloud AIO per IMAP einbinden. Der Mailserver bleibt dabei bei Infomaniak. Kalender und Kontakte laufen über Nextcloud AIO. Ich nutze also weiterhin einen Anbieter, nur eben nicht mehr für die ganze Arbeitsumgebung.
Dass mich der kSuite-Support zum Weiterziehen gebracht hat, heisst nicht, dass ich deshalb jeden Dienst von Infomaniak ersetzen muss. Der Mail-Service passt für mich.
Der Server allein ist noch nicht die ganze Rechnung
Meine Nextcloud-AIO-Installation läuft auf einem Hetzner CX23, der mich rund EUR 6 pro Monat kostet. Für ein kleines Team kann so ein Server ein Einstieg sein. Ob er reicht, hängt davon ab, was gleichzeitig darauf läuft. Viele Videokonferenzen und gemeinsame Dokumentenbearbeitung stellen andere Anforderungen als ein paar Kalender und Dateien.
Dazu kommt zusätzlicher Speicher, beispielsweise eine Hetzner Storage Box mit 1 TB für EUR 3.20 pro Monat exkl. MwSt. Und eben die Mail. Wie der Speicher für Dateien und die Sicherung eingerichtet wird, gehört mit zur Planung: Dateien irgendwo abzulegen ersetzt noch kein separates Backup.
Der Vorteil ist, dass die Kosten nicht mit jeder zusätzlichen Person um eine weitere Suite-Lizenz steigen. Bei einer oder zwei Personen ist das finanziell noch kein grosser Gewinn. Ab etwa drei Personen kann so ein kleines Setup bei den laufenden Infrastrukturkosten günstiger werden als die hier verglichenen regulären Abos.
Das gilt für diese Beispielkonfiguration. Einrichtung, Wartung, Wechselkurse, Speicherbedarf und spätere Erweiterungen verändern die Rechnung. Wer Betreuung einkaufen muss, sollte sie dazurechnen. Meine eigene Zeit ist schliesslich auch nicht gratis.
Für mich lohnt sich Nextcloud AIO deshalb nicht nur wegen der Kosten. Ich mag die Freiheit, meine Arbeitsumgebung selbst gestalten zu können. Wer vor allem möglichst wenig mit Technik zu tun haben möchte, wird die zusätzliche Verantwortung vermutlich anders gewichten.
Was die Pakete kosten
Damit die Preise nicht über den ganzen Text verteilt sind, hier der Überblick. Verglichen sind Pakete mit Mail, Kalender, Office im Browser, Videokonferenzen und grösserem Dateispeicher. Sie sind trotzdem nicht in jeder Funktion gleich.
- Microsoft 365 Business Basic: CHF 5.67 pro Person; 1 TB pro Person.
- Proton Workspace Standard: USD 12.99 pro Person; 1 TB pro Person.
- kSuite Business: CHF 7.33 pro Person; 3 TB pro Person.
- Google Workspace Business Standard: CHF 14 pro Person; 2 TB pro Person, gemeinsames Kontingent.
- Nextcloud AIO, selbst betrieben: Server rund EUR 6 + Storage Box EUR 3.20 + Mail ab CHF 2.29 für das kleine Setup; im Beispiel 1 TB zusätzlicher Speicher insgesamt.
Preisstand 13. November 2026.
Google Workspace habe ich selbst nicht genutzt. Für meine Auswahl war es keine interessante Alternative: Mit genug Speicher für einen vergleichbaren Einsatz lande ich bei Business Standard für CHF 14. Der günstigere Starter-Plan hat 30 GB pro Person. Dazu käme für mich wieder ein grosser US-Anbieter, obwohl ich gerade diese Abhängigkeit reduzieren wollte.
Die eingebauten KI-Assistenten waren für meine Entscheidung nicht ausschlaggebend. Copilot, Euria und Lumo haben mich bei meinen bisherigen Versuchen nicht überzeugt. Bei Nextcloud AIO lässt sich der Assistant optional mit einem selbst gewählten KI-Anbieter oder einem lokal betriebenen Modell verbinden. Letzteres braucht passende zusätzliche Rechenleistung; die ist in meinem kleinen Serverbeispiel nicht eingerechnet.
Für NGOs kann die Rechnung anders aussehen
Microsoft bietet berechtigten gemeinnützigen Organisationen Business Basic kostenlos für bis zu 300 Personen an. Auch Google hat mit Workspace for Nonprofits ein kostenloses Angebot; die Teilnahme muss jeweils geprüft werden. Proton bietet Nonprofit-Rabatte auf Anfrage. Von Infomaniak ist mir kein spezieller NGO-Rabatt bekannt.
Das ist ein echtes finanzielles Argument, gerade wenn das Budget knapp ist. Ich würde niemandem erzählen, dass diese Ersparnis unwichtig sei.
Die Frage nach der Abhängigkeit bleibt trotzdem: Wie viel möchten wir an einen Anbieter binden? Wie wichtig ist uns, wo und unter welchen Bedingungen unsere Daten verarbeitet werden? Und was können wir selbst betreuen?
Ein kostenloses Angebot kann die richtige Entscheidung sein. Ich finde nur wichtig, diese Fragen trotzdem zu stellen.
Was ich heute empfehlen würde
Wenn Verschlüsselung für dich an erster Stelle steht und du gerne innerhalb einer Suite arbeitest, würde ich mir Proton ansehen. Die Produkte gefallen mir weiterhin, auch wenn sie für meine Arbeitsweise damals nicht gepasst haben.
Wenn du eine fertige Lösung möchtest und den Betrieb abgeben willst, würde ich kSuite anschauen. Die Offenheit gegenüber meinen gewohnten Apps fand ich angenehm. Bei wichtigen Abläufen würde ich vorher klären, welche Unterstützung du im Problemfall bekommst.
Wenn du selbst gestalten möchtest und bereit bist, dich um den Betrieb zu kümmern oder jemanden damit zu beauftragen, lohnt sich ein Blick auf Nextcloud AIO. Das ist meine heutige Wahl, zusammen mit Infomaniak Mail.
Und wenn dein Team gut mit Microsoft 365 arbeitet, viele Externe über Teams dazukommen und ihr das gewohnte Umfeld schätzt? Dann gibt es gute Gründe, dabei zu bleiben.
Mein digitales Experiment hat mich nicht zu einer Lösung gebracht, die alles besser macht. Aber zu einer, die besser zu meiner Arbeit passt. Das ist für mich schon ziemlich viel.
Häufige Fragen
Kann ich meine gewohnte Mail- und Kalender-App behalten?
Bei kSuite und meinem Setup mit Nextcloud AIO plus Infomaniak Mail funktioniert das. Proton Mail lässt sich über Bridge in Desktop-Mailprogramme einbinden, auf dem Handy hilft das nicht. Proton Calendar unterstützt keine direkte Zwei-Wege-Synchronisation über CalDAV. Genau daran bin ich mit aCalendar gescheitert.
Lassen sich Word- und Excel-Dateien weiterverwenden?
Das solltest du mit deinen eigenen Dateien ausprobieren. Gerade Vorlagen, aufwendige Formatierungen und Excel-Makros können einen Wechsel erschweren. Meine damalige Proton-Erfahrung sagt über die heutige Dokumentenbearbeitung nichts aus. Wenn du täglich auf bestimmte Office-Funktionen angewiesen bist, würde ich Microsoft 365 erst kündigen, wenn diese Aufgaben in der neuen Umgebung funktionieren.
Muss ich für Nextcloud AIO programmieren können?
Nicht unbedingt. Aber jemand muss verstehen, wie die Installation betrieben, aktualisiert und wiederhergestellt wird. KI hat mir beim Einstieg geholfen. Die Verantwortung nimmt sie mir nicht ab. Eigene Anpassungen sind eine zusätzliche Möglichkeit und keine Voraussetzung.
Kann ich die neue Lösung erst ausprobieren und Microsoft 365 behalten?
Ja. Die beiden Abos können während eines Tests parallel bestehen. Bei der Mail musst du aber planen, wohin neue Nachrichten zugestellt werden und wie du sie überträgst. Ich würde die alte Umgebung erst aufgeben, wenn die wichtigen Aufgaben und Daten in der neuen funktionieren.
Komme ich bei einem späteren Wechsel wieder an meine Daten?
Prüfe die Exportmöglichkeiten, solange dein Konto noch aktiv ist. Mails und Kalender konnte ich bei meinen Wechseln synchronisieren beziehungsweise exportieren und importieren. Bei Dateien solltest du auch an Freigaben, Berechtigungen und Versionsverläufe denken: Die ziehen nicht automatisch mit einem kopierten Ordner um.
Welche Programme müssen bei dir zusammenarbeiten?
Vielleicht geht es bei euch gar nicht darum, eine ganze Suite auszutauschen. Vielleicht nervt ein einzelnes Programm. Oder dieselben Angaben werden an drei Stellen nachgetragen.
Ich schaue gerne mit dir an, welche Werkzeuge ihr heute nutzt, was sich verbinden lässt und wo ein Wechsel wirklich etwas bringen würde. Ob daraus eine Automatisierung, eine andere Lösung oder zunächst nur mehr Klarheit entsteht, sehen wir dann.
Das gehört für mich zu Automatisierung & KI. Wenn auch Unterstützung bei einer Einrichtung sinnvoll ist, können wir das besprechen. Wer den Betrieb danach übernimmt, gehört für mich von Anfang an dazu.